La productividad se relaciona con la eficiencia, es decir, hacer más, más rápido y con menos. Con las crecientes demandas que se vuelven constantes y en cualquier lugar, esto nunca ha sido más importante. Entonces, para aprovechar al máximo cada día, se propone centrarse en tres segmentos de la vida:
TIEMPO
El ser humano no es bueno en hacer multi tareas, entonces aprender a manejar los tiempos se vuelve fundamental para incrementar la productividad. Perdemos mucho tiempo, sin darnos cuenta, en tareas inesperadas y generalmente sin importancia, por ejemplo, revisar constantemente el e-mail o Facebook. En un estudio de la Universidad de California establecieron que toma en promedio 26 minutos el volver a retomar plena atención luego de una interrupción trivial. Para evitar esto, planifica tu día incluyendo interrupciones inesperadas:
Comienza el día dejando tiempo para ti: Al revisar tu correo electrónico, comienza contestando los que requiere una respuesta rápida y que son necesarios para que otros puedan continuar con su trabajo. Programa las tareas más grandes y elimina lo que sea sólo informativo o lo que no es importante.
Usa los tiempos de viaje para completar tareas de coordinación: Generalmente no aprovechamos este tiempo, sin embargo nos puede servir para adelantar tareas.
El tiempo de las reuniones redúcelo en un 25%: En las reuniones se pierde tiempo, por ejemplo, configurando llamadas, revisando que funcione la video conferencia, con algunas bromas, etc. Si una reunión diaria se acorta de una hora a 45 minutos, ganas 5 horas al mes, esto es 60 horas al año.
Programa pausas regulares durante el día: Es necesario dejar tiempos en la agenda para tomar descansos ya que permite mantener una mente organizada y recargada.
ESPACIO
Esto es el ambiente, el entorno concreto y virtual. El espacio de trabajo es un elemento importante para aumentar la productividad. Algunas ideas relacionadas con el espacio de trabajo son:
Trabaja fuera de tu lugar de trabajo cuando te sea útil y puedas: Por ejemplo si necesitas concentración para redactar un documento y el ajetreo de la oficina te lo dificulta.
Apaga las notificaciones emergentes del teléfono y el escritorio de tu computador: Estos mensajes desconcentran entonces es mejor desactivarlos y revisar la aplicación en el tiempo que previamente destinamos para esa tarea.
MENTALIDAD
Adopta una posición que te permita hacer la tarea que te dispones a hacer en ese momento:
Divide los grandes problemas en etapas o en peldaños más pequeños: Esto reduce la sensación de sobrecarga y, por lo mismo, las ganas de evitar cumplir con la tarea.
Utiliza listas de chequeo en tareas repetitivas para reducir errores: Especialmente cuando se está con sobrecarga de trabajo o haciendo muchas cosas con una restricción de tiempo, las listas de verificación ayudan a recordar lo que debemos hacer.
El artículo completo en www.entrepreneur.com 10 Simple Productivity Tips for Organizing Your Work Life.
