¿Cómo aumentar la productividad?
9 ideas útiles
Veintiséis especialistas en ciencia y productividad plantean nueve temas que ayudan a nuestro desempeño en este entorno de aceleración rápida y lograr un rendimiento óptimo en el trabajo.
Aduéñate de tu tiempo. El trabajo se hace más satisfactorio cuando trabajamos en proyectos que hemos iniciado nosotros mismos, más que a responder peticiones de los demás. Las personas que mejor rinden toman medidas para asegurarse de mantener un promedio favorable entre el trabajo más propio y el ajeno, entonces se recomienda bloquear tiempo para trabajar lejos del correo electrónico, con el teléfono programado para que sólo suene en determinados casos y no revisar el mail hasta haber terminado al menos una tarea importante.
Reconoce que el hecho de estar ocupadísimo es una falta de concentración. Experimentamos un subidón de satisfacción cuando tenemos demasiado trabajo: nos sentimos necesitados, desafiados y hasta productivos; sin embargo esta experiencia placentera es una ilusión. Nos roba concentración y nos impide hacer progresos en el trabajo que más importa. En lugar de considerar el hecho de estar ocupadísimo como señal de importancia, los que mejor rinden lo interpretan como un indicio de energías mal gastadas.
Cuestiona el mito del «trabajador ideal». Muchas veces creemos que un «trabajador ideal» es uno que trabaja constantemente, sin embargo existen pruebas que determinan lo contrario. Ser productivo requiere el reconocimiento de que no se puede trabajar durante períodos prolongados de tiempo y mantener un alto grado de productividad ya que como seres humanos tenemos una capacidad limitada de atención. Quienes tienen un mejor rendimiento reconocen y honran sus limitaciones físicas al hacer ejercicio y dormir lo suficiente, realizan rotaciones de 90 minutos de trabajo concentrado con pequeños descansos reconstituyentes, y se toman un tiempo para desconectarse del correo electrónico durante alguna parte de sus horas de trabajo más lento.
Deja incompletas tareas importantes de forma intencionada. Existe una tendencia humana de rumiar frente a las tareas incompletas, lo que se conoce como el Efecto Zeigarnick. Si uno empieza un proyecto y lo deja sin terminar, es probable que piense en él con más frecuencia que después de terminarlo, entonces en lugar de intentar completar tareas importantes de una vez, intenta dejarlas incompletas. Hacerlo te ayudará a seguir pensando en tu trabajo desde diferentes puntos y, de paso, te ayudará a descubrir soluciones creativas.
Adquiere el hábito de tomar algo de distancia. La productividad requiere más que la perseverancia, necesita estrategia y resolución de problemas. Las investigaciones indican claramente que resulta más probable que encontremos ideas revolucionarias cuando nos distanciamos temporalmente de la rutina diaria. Por eso, las mejores soluciones se revelan cuando entramos a la ducha, salimos a correr o nos vamos de vacaciones, entonces los que mejor rinden consideran el tiempo libre como una inversión en su futuro rendimiento.
Ayuda a otros de forma estratégica. Los mejores profesionales son aquellos que disfrutan ayudando a los demás sin esperar algo a cambio, no obstante ayudar a todos con todo equivale a una receta para el desastre. Entonces, ¿cómo hacerlo bien? Evitando decir que sí a cada oportunidad de ayudar y, en su lugar, especializarse en una o dos formas de ayudar que sean las que realmente disfruto y en las que me destaque especialmente.
Ten un plan para decir que no. Mientras más compromisos asumimos, más probabilidades tenemos de que la propia cantidad de obligaciones con las que nos hemos comprometido nos impidan hacer el trabajo más importante. Un método para manejar esto incluye disponer de una estrategia para decir que no por adelantado, para que no tengas que parar a pensar en cómo expresar tu negativa cada vez que necesites rechazar una petición, por ejemplo crea una plantilla de correo electrónico.
Cuando lidies con un jefe que te pida asumir más de lo que resulta razonable, piensa fuera del paradigma del sí/no: se recomienda mantener una conversación con el jefe y enumerar todos los proyectos en los que actualmente estás trabajando. Indica qué tareas te parecen prioritarias e invita a su jefe a compartir su opinión. Es una forma de señalar las limitaciones que tienes sin llegar a formular la palabra «no».
Mide los comportamientos que consideras importantes. Para progresar hacia la consecución de cualquier meta, es útil rastrear nuestros propios comportamientos e ir midiendo periódicamente cuánto avanzamos.
Ejecuta hoy las cosas que harán que tengas más tiempo mañana. Las personas que mejor rinden siempre buscan formas de automatizar o delegar actividades que no representan un buen uso de su tiempo. Para esto sirve hacerse la pregunta: ¿Cómo puedo emplear mi tiempo hoy de maneras que crearán más tiempo mañana? Evaluar tu lista de tareas con esta mirada hará que resulte más fácil comprometerse con actividades que no son agradables de inmediato.
Durante los últimos años, nos hemos adentrado en una nueva era en la que gestionar las energías y el tiempo no basta. Hoy, la magnitud de información que nos llega desde todas las direcciones ha superado nuestra capacidad. No importa cuánto tiempo y energía tengas, no puedes ser productivo sin llegar a dominar el arte de la gestión de la atención.
Fuente: Harvard Business Review
